У декабря есть два вектора. Первый — купить всем подарки. Здесь вам совет от Росса Геллера — всегда следуйте вишлисту вашей Рейчел Грин (спорим, в нем есть что-то из наших презент-рекомендаций?). А второй — закрыть все горящие проекты. Для этого бизнес-тренер Никита Непряхин и кандидат наук, преподаватель критического мышления Дмитрий Скворцов расписали в книге «Надо думать» инструкцию по разруливанию неразруливаемого — шагайте по ней смело. И настроение будет: а впрочем, нету никаких проблем, кроме этих хризантем сугробов!
Как последовательно справляться со сложностями? Мы рассмотрим целый алгоритм. Возможно, поначалу он покажется вам слишком простым и очевидным. Но давайте честно признаемся, что на самом деле в жизни, сталкиваясь с какой‑то сложной и острой проблемой, мы чаще всего поддаемся суете или панике и вовсе не следуем алгоритму. Поэтому отнеситесь к нему с особым вниманием. Итак, алгоритм решения проблем выглядит так.
Шаг 1. Установление проблемы
Самое важное на первом этапе — четко сформулировать проблему. Многие предприниматели любят повторять: «Четко сформулированная проблема уже наполовину решена». Чем больше мы будем конкретны в формулировке, тем проще нам будет найти самое правильное и оптимальное решение. А у нас с вами уже есть инструменты для этого! В чем состоит сама проблема? Она простая или сложная? Важная и срочная? Она действительно приоритетная и заслуживает вашего внимания? Это корневая проблема, которую мне надо решить? А может быть, я буду бороться с по‑ следствиями, а не с причинами?
Еще раз напомним, что решать стоит всегда корневую проблему, чтобы не бороться с ветряными мельницами. И еще один важный и полезный совет: решайте проблемы не скопом, а по мере их поступления. Одна проблема — одно решение.
Шаг 2. Анализ ситуации
Когда мы четко сформулировали корневую проблему и убедились в важности ее урегулирования, надо собрать все сведения, которые нам потребуются для поиска оптимального решения. По нашему опыту, именно неизвестная информация о ситуации является самой важной для поиска действенного способа справиться с ней. Важно не то, что мы знаем о проблеме, а то, чего мы не знаем.
Давайте немного поупражняемся. Подумайте, какие вопросы необходимо задать себе, чтобы проанализировать ситуацию. Запишите минимум пять своих вариантов.
Уверены, вы справились. Правильно поставленный вопрос — уже половина ответа. Предлагаем вам посмотреть наши вопросы для анализа ситуации:
1. Что предшествовало возникшей проблеме?
2. Какие обстоятельства были?
3. Из-за чего она произошла?
4. Каковы причины текущей ситуации?
5. Это единичная или повторяющаяся проблема?
6. Если повторяющаяся, то при каких обстоятельствах она случалась?
7. Кто ответственен за ситуацию?
8. Как эту проблему решали раньше?
9. Требует ли она мгновенного решения?
10. Что я уже сделал для решения этой проблемы?
Шаг 3. Разработка вариантов действий
Наверное, вы обратили внимание на множественное число — не «варианта», а «вариантов». На этом этапе необходимо разработать как можно больше способов действий. Здесь важно подойти к решению незашоренно, нестандартно, максимально гибко. Даже если решение проблемы лежит вроде бы на поверхности, необходимо проработать несколько идей. Нам часто кажется, что некая ситуация имеет только один очевидный и привычный вариант выхода из нее, но это типичная ошибка. Решая многие проблемы «на автомате», мы наступаем на одни и те же грабли. Вдруг новое, не самое очевидное решение проблемы может сэкономить время, деньги, ресурсы и нервы?
Кстати, для решения проблем есть одна прекрасная тех‑ ника, которая называется «пять почему». Она проста и универсальна, а еще экономит кучу времени. Суть техники — в задавании себе серии из пяти последовательных вопросов «Почему?» и в получении ответов по существу. Это важно для выявления причинно-следственных связей, для понимания корневой причины, которая вызвала ту или иную проблему. Каждый ответ на вопрос «Почему?» как бы вскрывает новый причинный слой, и к концу пятого вопроса есть большой шанс выйти на настоящую причину. На самом деле вопросов «Почему?» может быть как больше, так и меньше, так что пять — это условность.
Давайте приведем пример, чтобы разобраться с тем, как это работает. Проблема: мы получили негативные отзывы от нашего ключевого клиента. Дальнейшее сотрудничество под вопросом.
1. Почему мы получили негативные отзывы? Потому что проект не был реализован в срок.
2. Почему проект не был реализован в срок? Потому что проектный менеджер не отправил техническое задание.
3. Почему менеджер не отправил техническое задание? Потому что был занят другими задачами.
4. Почему он был занят другими задачами? Потому что у него не было понимания приоритетности проектов.
5. Почему у него не было понимания приоритетности проектов? Потому что в компании нет такой системы.
Итак, мы вышли на первопричину. Самым очевидным решением может быть создание в компании системы приоритизации проектов.
Шаг 4. Выбор варианта действий
Когда мы сгенерировали различные варианты решения проблем, надо внимательно проанализировать каждый из них. Наша задача — выбрать наилучшее решение, наиболее оптимальное, безопасное, результативное. Можно сравнивать варианты решения друг с другом. А можно детально проанализировать каждое из них в отдельности. И здесь нам поможет замечательный инструмент, который называется SWOT-анализом. Это очень известная, простая и эффективная технология. SWOT — это аббревиатура, в которой
S — Strengths («сильные стороны»),
W — Weaknesses («слабые стороны»),
O — Opportunities («возможности»)
T — Threats («угрозы»).
Другими словами, каждое решение необходимо проанализировать с помощью последовательных четырех вопросов:
1. В чем сильные стороны этого варианта решения?
2. В чем слабые стороны этого варианта решения?
3. Какие есть возможности в реализации этого варианта решения?
4. Какие есть угрозы и опасности в реализации этого варианта решения? Эти вопросы помогут вам взвесить все варианты решения проблемы и выбрать оптимальный. Не руководствуйтесь принципом «на авось», не доверяйте фортуне, не следуйте слепой интуиции, а пользуйтесь системным и последовательным ана‑ лизом.
Шаг 5. Разработка плана действий
Мы подошли к последнему этапу. Теперь, когда оптимальный вариант решения про‑ блемы определен, нам необходимо распланировать последовательные шаги реализации. Нужен четкий план действий: кто, что и когда делает. При этом не попадайте в ловушку жесткого планирования, нам необходимо оставить место для маневра, ведь зачастую планы и прогнозы довольно сильно отличаются от действительности.
Ну и, конечно же, теперь остается самое главное — реализация этого плана!
Главные принципы решения проблем
На что же нужно обращать внимание? Какие принципиально важные аспекты нужно всегда иметь в виду? Вот некоторые принципы, которые помогут вам легче и проще решать самые сложные проблемы. Внимательно их изучите и постарайтесь взять на вооружение.
1. Не все проблемы требуют решения.
Есть такое замечательное выражение: «Если не можете изменить ситуацию, измените отношение к ней». Есть проблемы, которые нам не под силу, а некоторые и вовсе не имеют решения.
2. Невозможно устранить все проблемы за раз.
Полагаем, вы слышали такое выражение: «Решайте проблемы по мере их поступления». Поистине золотые слова, если их правильно интерпретировать. Это не отговорка для пассивной реакции на ситуацию. Суть в том, чтобы разбираться с возникающими трудностями последовательно и системно, не отвлекаясь на другие вопросы, — потому что нельзя объять необъятное.
3. Перед тем как искоренять проблему, ее необходимо сформулировать.
Четко обозначенная проблема уже наполовину устранена. Зачастую нам сложно найти решение не потому, что задача не решаема, а потому, что она неправильно сформулирована. Сравните. Вариант проблемы №1: «В компании сплошная бюрократия». Вариант проблемы №2: «Сроки согласования документов в нашей компании составляют минимум 30 дней, в то время как в среднем по отрасли — пять». С какой проблемой справиться проще?
4. Главное в решении проблемы — понимание ее причины.
Без понимания причины справиться с проблемой невозможно. Это как лечить симптомы, а не саму болезнь. Понимание причины позволяет разработать точные решения и предложить конкретные меры по устранению этой проблемы. Также стоит всегда помнить, что изолированных проблем не существует.
5. Более важным является не то, что мы знаем о проблеме, а то, чего не знаем.
Чаще всего в анализе ситуации больший интерес для нас представляет неизвестная информация. Поэтому прямо так и задавайте вопросы: «А чего еще я не знаю про эту проблему?», «Какая информация скрыта?», «Что еще может мне помочь решить проблему?»
Комментарии (0)