Как устроено первое в Петербурге эко-френдли агентство, которое переводит офисы на безбумажную работу

All Good помогает бизнесу ответственно использовать природные ресурсы. Раньше я работала в менеджменте IT-проектов, где освоила десятки программ, помогающих уменьшать количество бумаги в офисе. Я люблю спасать мир, и последние три года думала, как сделать из этого бизнес-модель. Набравшись опыта в технологиях и руководстве, я запустила агентство по внедрению безбумажного офиса и других эко-френдли практик в бизнес.

Почему это важно

Для создания бумаги вырубаются миллионы деревьев. Лес – это экосистема, поэтому вместе с ним исчезают растения и животные. Восстановление происходит за счет посадки новых деревьев, но это не компенсирует ущерб от вредных выбросов при производстве целлюлозно-бумажной продукции. Поэтому бумагу и другие биоразлагаемые товары нужно повторно использовать и перерабатывать, чтобы они окупили вред.

В среднем один офисный сотрудник использует 10 000 листов А4 в год, из них 45% выбрасывается в тот же день. По нашим подсчетам, каждый работник за год вырубает одно большое и красивое дерево. За последние 40 лет технологии позволили нам редактировать текст на компьютере без помарок, в течение секунды обмениваться письмами с другой страной и ставить свою подпись электронным ключом, а не ручкой. Но за этот же промежуток времени потребление бумаги выросло на 400% – это официальные данные Всемирного фонда дикой природы. 

Поможет сохранить леса только экономия бумажной продукции. Я верю, что именно бизнес изменит экологическую ситуацию к лучшему: клиент покупает то, что видит, и если компания действует осознанно, то она образовывает своего потребителя.

Как это работает

Наша главная цель– избавить компанию от бумажной текучки. В бизнесе любые взаимодействия сопровождаются документами. В магазин идет поставка молока – вместе с товаром вам вручают кипу бумажек в двойном экземпляре. Молоко вы продали, доходы и расходы занесли в журнал, а лишняя макулатура осталась. Моя задача – прийти и изучить, откуда она берется, сократить ее количество и заменить на электронные альтернативы, соблюдая законодательство.

Мы оптимизируем ресурсы: не отказываемся от потребления полностью, а перестраиваем его с умом и по принципу взаимной выгоды между бизнесом, человеком и природой. Ведь свои ежедневные привычки можно превратить в способ позитивного изменения окружающей среды.

Как сделать свой офис безбумажным. Инструкция:

1. Создать среду и правила для обмена документами внутри бизнеса. Одной строительной компании мы сделали корпоративный портал, где для сотрудников есть поручения по клиентам, возможность отправлять служебные записки и следить за их статусом – прочитано или нет. А если у руководителей отделов есть свои электронные подписи, то совместные проекты утверждаются и контролируются в течение минут, а не часов или рабочих дней.

2. Далее необходимо изменить индивидуальные рабочие процессы. Научить людей пользоваться базовыми инструментами Windows. Команду с 15-летним стажем не всегда можно назвать продвинутой в пользовании ПК. Не поверите, но каждый десятый офисный работник не знает, что можно пользоваться одновременно двумя окнами, а каждый второй не пробовал комментировать чужие тексты электронно. Кто-то любит распечатывать и выделять маркером ошибки на листах, но гораздо эффективнее приучить сотрудников редактировать документы в совместных открытых Google-доках. Спустя пару недель люди поймут, что такие нововведения экономят их время.

3. Следующий этап – изучение внешних связей с партнерами, клиентами и государством и перевод этих отношений в электронный документооборот. Начинать лучше с постоянных партнеров. Даже если вы и ваш контрагент находитесь в одном городе, вам необязательно встречаться лично или отправлять курьера для подписания очередного акта: электронная подпись позволяет делать это дистанционно. С 2017 года действует закон о том, что подпись на компьютере равнозначна бумажной. Сдавать электронную отчетность – удовольствие по сравнению с просиживанием очередей в налоговой. В частных процессах бизнесу сложнее, но инструменты для реализации есть, надо только решиться на их применение.

Как печатать меньше?

В XXI веке все живут электронно: у каждой фирмы есть сайт и почта – это первый шаг в электронном мире, но второй делают не все. Изучите компьютер и интернет чуть глубже: в базовых настройках Windows есть функция сохранения истории печати – включите ее. Через три месяца вы получите статистику по всем принтерам, которая позволит проанализировать объем печати и сравнить его со своими оборотами. Если вы салон красоты, а печатаете, как банк, то стоит задуматься, что вы делаете не так.

Лучше отказываться от печати черновых вариантов писем – пользуйтесь открытыми Google-документами и другими сервисами совместного редактирования. Используйте двустороннюю печать. Перед деловой встречей для ознакомления отправьте вашему коллеге документ в электронном виде – это позволит заранее узнать о недочетах и избежать лишней печати.

Электронная подпись сделает вашу жизнь проще: вам не придется делать нотариально заверенные копии, чтобы отправить пакет документов партнеру – ведь в вашем компьютере будут храниться оригиналы, которые можно мгновенно переслать по защищенным каналам операторов ЭДО (электронного документооборота).

Откажитесь от визиток и замените их QR-кодом. Если вы захотите поделиться контактами, то с помощью камеры телефона человек отсканирует код и автоматически перейдет на ваш сайт. Это удобно и надежно, так как визитку можно легко потерять.

Для личных целей заведите кабинет на сайте Госуслуг – все коммуникации в отношении государства можно совершать в электронном формате, в том числе уплату штрафов и написание обращений в приемные. К тому же на электронные обращения отвечают в течение недели, а на письменные – около месяца. Мы проверяли с моей бабушкой, когда просили установить пешеходный переход около нашей дачи.

Внутри компании вместо обычной бумаги можно использовать переработанную. Она стоит в два раза дороже, но если вы сократили потребление за счет легкого внедрения безбумажного офиса, то это не ударит по вашему бюджету и станет хорошим поводом для гордости.

Изучите, насколько важно для компании то, что уже распечатано сейчас. Нужно собрать ненужную макулатуру и сдать на повторное использование. И в следующий раз, когда вы захотите что-то распечатать, подумайте, куда вы потом эту бумагу отнесете – в мусорку или в архив. Если через месяц файл окажется среди макулатуры, может, лучше его и не печатать?

Как осознанно относиться к потреблению бумаги

Многим необходим бумажный блокнот, и это не то, от чего нужно отказываться в первую очередь. Написанная от руки фраза обретает важность для нас и помнится дольше. Но иногда размышления и заметки становятся текучкой. Если за последний год вы исписали пять ежедневников и скетчбуков, то вряд ли вы легко найдете в них важную мысль, которую будете помнить и в старости. Если же их один-два, то они обретают свою уникальность и становятся более значимыми. Мы часто придаем излишнюю важность мелким вещам. Разделите, какую информацию вы пишете на бумаге, чтобы сделать ее реальной и физически потрогать, а какую фиксируете в телефоне, чтобы освободить свой мозг и не забыть о делах в течение недели. Если у вас нет принципиальной позиции по использованию гаджетов, то старайтесь вести электронные заметки в облачном блокноте, например, в EverNote.

Для студентов и тех, кто работает с большим объемом информации, советую по возможности переходить на использование ноутбука или планшета. Если же вы ведете конспекты от руки, то старайтесь исписывать тетради до конца, повторно делайте записи на пустых страницах старых блокнотов.

Книги дорожают, и это хорошо, так как их покупка становится для человека ценностью. Читайте на электронных носителях – это дешевле и удобнее. Ходите в библиотеку, увеличивайте цикл использования печатной книги. Покупайте только самые нужные вам издания – тогда с годами у вас соберется библиотека, которую вы захотите передать по наследству. 

Все это – большой процесс осознания, который возвращает силу написанного слова. Сегодня мы находимся в огромном потоке информации, в котором сложно выделить то, что для нас было бы по-настоящему важно. Иногда нужно остановиться и проанализировать, что в жизни приоритетно, что стоит потом вспомнить и сохранить в физической форме, а что можно забыть и доверить компьютеру или телефону помнить вместо вас.

Текст: Софья Зима