Контрол-фрик: как вести список дел так, чтобы ваши задачи действительно выполнялись

Составьте действительно полезный список дел

• Перечислите не только то, что необходимо сделать, но и то, что хочется.
• Продумайте план того, что действительно можно успеть за день. Не путайте его с мечтами о том, что хотелось бы успеть. Чересчур амбициозные списки приводят к разочарованию.
• Включайте в список то, что можно сделать за день в один или два приема.
• Развивайте гибкость, чтобы успешно подстраиваться под непредвиденные обстоятельства и отвлечения.
• Экономьте время, объединяя однотипные действия (звонки, мелкие поручения, работу с электронной почтой) и выполняя их за один раз.
• Выбирайте несколько задач с разной степенью важности, в том числе и несрочные.
• В конце дня переносите невыполненные задачи в список дел на завтра или на другую дату.
• Периодически пересматривайте список, чтобы не забывать о делах.

Несмотря на то, что список как инструмент тайм-менеджмента прост в использовании и дарит очевидные преимущества, многие до сих пор им пренебрегают.

Будьте дальновиднее

Список дел на день помогает справляться с будничными задачами. Но есть еще три типа списков, благодаря которым легче справляться с долгосрочными задачами, целями, мечтами, обещаниями и проектами — как рабочими, так и личными.

Список дел на месяц

Список дел на месяц — идеальная возможность записать все несрочные, но важные цели, которые состоят из нескольких шагов. Представим, что сейчас февраль, а вы хотите привести в порядок финансы. Это довольно размытая задача, но она включает в себя множество небольших действий, нужных для выполнения цели. Их можно встроить в еженедельный или ежедневный график:

• Договориться о встрече с юристом, чтобы пересмотреть завещание.
• Заполнить анкету по подбору пенсионного вклада, которую прислал бухгалтер.
• Подать заявку на рефинансирование ипотеки, так как появились предложения со сниженной ставкой.
• Проанализировать все доходы и расходы.

Списки дел по проектам

Список дел по проекту прекрасно подходит для задач, которые принесут плоды спустя долгое время (месяцы и годы, а не дни и недели). Присвойте каждому проекту название и составьте список значимых событий. К примеру, если проект — ремонт офиса, они могут быть такими:

• Составить общий бюджет.
• Выбрать архитектора, который будет следить за ходом работ.
• Опросить сотрудников и выяснить, что нужно (и возможно) изменить.
• Получить первую визуализацию проекта.

Каждое из знаковых событий порождает связанный с ним список конкретных задач, которые можно переносить в список дел на месяц, неделю и день.

Списки дел «Когда-нибудь потом»

У всех нас есть планы на день, когда мы выйдем на пенсию, разбогатеем или будем располагать свободным временем. Это то, чем мы хотим заняться когда-нибудь потом. Даже если кажется, что до того дня еще целая вечность, все равно запишите эти планы. Возможно, руки до них так никогда и не дойдут. Но, перенеся идеи на бумагу, вы перестанете тратить умственные силы на то, чтобы держать их в голове.

Перестройте систему приоритетов

Рей Джонсон в своей книге «Логика CEO: Думать и действовать как глава корпорации» (CEO Logic: How to Think and Act Like a Chief Executive) пишет:

«Проблемы по управлению временем решает правильная расстановка приоритетов, а не компьютеры, эксперты по эффективности или графические расписания. Не нужно работать быстрее или продуктивнее, чтобы лучше использовать время. Нужно тратить больше времени на правильные задачи...»

Многие назначают задачам приоритеты, но большинство распределяет их по срочности и неотложности, по категориям «А», «Б» и «В» в зависимости от того, какой пожар нужно потушить раньше. Проблема такого подхода в том, что он нацелен лишь на действия, которые влияют на вас прямо сейчас. Цели и проекты, что повлияют в будущем, остаются без внимания. Чтобы перестроить систему приоритетов, научитесь отличать срочные задачи от важных.

• Срочные задачи требуют немедленных действий и внимания.
• Важные задачи приближают человека к важной цели.

Срочные задачи, которые не относятся к целям

У всех есть задачи, которые срочно нужно выполнить, но зачастую они не очень важны. Другими словами, от их выполнения меньше отдачи по сравнению с важнейшими карьерными и личными целями. Система приоритетов, которая относит такие задачи (срочные, но не связанные с целями) к категории «А», заставит вас бесконечно разбираться с неотложными делами или поддерживать привычный порядок вещей. К сожалению, тогда у вас не получится уделять достаточно внимания задачам, которые приближают вас к целям. Чтобы перестроить систему приоритетов, отнесите срочные, но неважные (т.е. не относящиеся к цели) задачи к категорию «В».

Срочные задачи, которые относятся к целям

Некоторые срочные дела в списке связаны с вашими целями. Другими словами, у них высокая отдача. Чтобы перестроить систему приоритетов, занесите срочные и важные (т. е. относящиеся к цели) задачи в категорию «А».

Несрочные задачи, которые относятся к целям

Представьте одно дело, которое, если делать его регулярно, заметно улучшит жизнь. Наверняка оно важное, но несрочное. Зачастую от вложенных в такие дела времени и сил очень много отдачи, но им не уделяют достаточно внимания, потому что вокруг много задач срочнее.

Чтобы перестроить систему приоритетов, записывайте относящиеся к цели, но несрочные задачи в категорию «Б».

Представим, что среди ваших важнейших карьерных и личных целей есть такие:

• Изменить процесс адаптации новых сотрудников отдела продаж.
• Увеличить продажи на 10% в этом квартале.
• Научиться кататься на водных лыжах.
• Запланировать поездку на Гавайи с семьей следующим летом.

Если придерживаться критериев, обозначенных выше, список дел может выглядеть следующим образом:

• Открыть банковский вклад (срочно, не относится к цели) — В
• Посмотреть гостиницы на Гавайях (относится к цели, не срочно) — Б
• Нанять новых сотрудников в отдел продаж — А
• Узнать мнение сотрудников о плюсах и минусах текущего процесса адаптации — Б
• Перезвонить недовольному клиенту (срочно и важно) — А
• Найти в интернете школы водных лыж — Б

Упражнение: запишите в таблицу шесть задач, которые вы выполнили вчера. Расставьте приоритеты (А, Б или В), опираясь на систему, описанную ваше.

Используйте правило четырех «Д»

Список остается одним из лучших инструментов по управлению временем. Но мало записать все предполагаемые к концу дня достижения. Совсем другое дело — решить, что делать с каждым из них. Чтобы наиболее рационально вложить время и силы, подумайте, какое из следующих четырех «Д» лучше всего подходит для ваших задач.

Делать

Иногда задачи в списке так воодушевляют, что хочется приступить к их выполнению как можно скорее. Иногда нас мотивируют конкретные сроки. Как бы то ни было, для задач, которые необходимо выполнить до конца дня, подходит слоган из рекламной кампании Nike: «Just Do It» («Просто сделай это»).

Задайте себе вопросы:

• Эту задачу можно выполнить легко и быстро прямо сейчас?
• Нужно ли выделять определенное время на эту задачу?
• На эту задачу потребуется менее пяти минут?
• Договориться (об отмене)

Вычеркнуть

Некоторые задачи долго обитают в календаре, перемещаясь со дня на день и с недели на неделю. Если вы замечаете, что постоянно откладываете дело, обычно это можно объяснить тремя причинами.

• Задача слишком большая, и ее необходимо разбить на несколько мелких.
• Задача нечетко сформулирована, поэтому за нее не по- лучается взяться.
• На самом деле вам не нужно это делать.

Если дело в последней причине, нет ничего постыдного в том, чтобы отказаться от задачи, особенно если вы поставили ее себе сами. Если же это поручение начальника, просто так отказываться от него — не лучшая мысль.

Спросите себя:

• Мне действительно нужно это делать? Хочу ли я этого?
• Я обязывался(лась) выполнить эту задачу или это просто хорошая мысль?
• Я поместил(а) ее в список по желанию или из чувства вины?

Делегировать

Если вы придумали задачу, это не всегда значит, что вам ее и исполнять. Наиболее успешная стратегия по высвобождению времени — передать дело другому. Разумеется, нужно при этом учитывать загруженность коллеги, его навыки и желание помочь. Но о том, что работу можно делегировать, надо помнить всегда. Задайте себе следующие вопросы:

• Действительно ли эту задачу должен(на) сделать именно я?
• Могу ли я передать эту задачу или заплатить за ее выполнение столь же (или более) компетентному сотруднику?

Двигать сроки

Многие дела заносят в список только для того, чтобы про них не забыть, а значит, их можно выполнять не сразу. Подумайте о приоритетах, целях и обязательствах, чтобы решить, какие задачи можно перенести. Главное — сразу же переписать их на день, в который вы планируете ими заняться.

Задайте себе такие вопросы:

• Действительно ли нужно и важно сделать это сегодня? Может ли это подождать?
• Будут ли серьезные неприятные последствия, если я отложу эти дела?

Упражнение: просмотрите вчерашний и сегодняшний списки дел. Что удалось выполнить? Поставьте напротив галочку. Есть ли дела, от которых вы решили отказаться? Вычеркните их или поставьте рядом крестик. Какие задачи можно делегировать и кому вы их делегируете? Поставьте рядом букву «Д». Какие дела следует перенести на другой день, неделю, месяц и даже год? Перенесите их и поставьте рядом стрелку. Чувствуете облегчение? Прилив энергии? Удовлетворение от завершенности? Принимать решения насчет следующих действий — одно из главных правил по управлению энергией.

Отрывок предоставлен для публикации издательством Альпина Паблишер.