Как работают организаторы вечеринок и корпоративов?

Образование и опыт

Как правило, к нам приходят устраиваться девушки с творческими амбициями, которые хотят реализовать себя в индустрии праздников не только с административной, но и с креативной стороны: разрабатывать концепцию, придумывать сценарии, интересные ходы и фишки. Поэтому мы и называем себя продюсерами, а не менеджерами.

В Петербурге профильное образование можно получить только в Институте культуры и искусств. Но мы скептически относимся к его выпускникам – да, они могут организовать городской фестиваль мороженого, но презентацию новой модели BMW в Мюнхене вряд ли. Этому учит не теория, а практика – нужно постоянно образовываться на факультете саморазвития по специальности жажды знаний.

Но хорошее высшее университетское образование в гуманитарной сфере – никогда не будет лишним. Часто, кстати, приходят люди из смежных профессий, которые так или иначе сталкивались с режиссурой – работали в продакшене, на телевидении, устраивали концерты.

Коллектив

Размер штата зависит от масштаба компании. Например, в нашем агентстве на данный момент официально числятся девять человек, а средний возраст 27-35 лет. Но сама команда, конечно, больше – это еще и партнеры и подрядчики. Так сложилось, что практически никакой текучки кадров у нас нет.

Сейчас мы не проводим собеседований и тем более кастингов – у нас сформированная команда. Замена сотрудника возможна, если он совсем устал. Также могут добавляться дополнительные должности, но костяк остается прежним.

Работа

Наша работа строится на трех очевидных китах: получение заказа (тут можно выиграть тендер или снова и снова доказывать свою состоятельность уже знакомому клиенту), реализация проекта и расчет. Важно понимать, что проект не заканчивается в момент проведения мероприятия – есть постивентпродакшн, который может занимать довольно длительное время.

Сначала в агентство приходит бриф (краткое письменное описание запроса). Мы обдумываем его креативной командой, просчитываем смету и оптимизируем бюджет. Каждый проект – это, в первую очередь, режиссерский проект, создание цельного произведения, в котором есть интрига, сюжет, развязка. Поэтому даже если бюджет недостаточен, идея все равно должна работать и быть понятной зрителю. В этом и состоит оптимизация: найти инструмент для решения задач клиента – как за 300 тысяч, так и за 50 миллионов. Далее – защита проекта перед клиентом, администраторская часть и реализация на площадке.

Мы часто сравниваем себя с кино. Должно быть понятно, о чем фильм на выходе из кинотеатра. Только в отличие от кинокартин, у нас есть только премьера, а ее подготовка может проходить по-разному. Бывало, что мы готовили тендеры на несколько миллионов с полной проработкой, дизайном, презентацией и детализированной сметой за два дня. Иногда идеи придумываются за 15 минут – остается только сесть и записать их, а порой – это длительный и трудозатратный процесс.

Личного рекорда у нас нет, он есть у заказчиков, которые умудряются присылать запросы очень поздно и требуют немедленного результат. Но в большинстве случаев у нас и это получается. Проект должен состояться. Тут как с 1 января – хочешь или нет, а Новый год наступит.

Успешные проекты

Мы организуем 50 мероприятий в год – часть из них проходные, некоторыми мы особенно гордимся, а от каких-то мы пребываем в диком восторге, что с нами случилось такое приключение. За 7 лет самым масштабным и ярким стала международная гонка Silk Way Rally. Уникальная трасса: бескрайние российские и казахские степи, извилистые горные серпантины, сложнейшие дюны и песчаные массивы Китая. Гонка стартовала на Красной площади в Москве, а завершилась через 17 дней в Пекине. Мы обеспечивали полное сопровождение команд, включая отдых: сделали 16 вечеринок подряд в 16 городах.

Самое главное в организации ивентов – агентство и клиент должны смотреть в одну сторону, тогда сложностей не будет. Если есть шероховатости на старте, то потом они и дают сбой. Когда за мероприятие отвечает профессиональная команда, человеческий фактор подстраивается. И если тендер выигран – то все идеи реализуются.

Мы не возьмем проект, заказчику которого не нужны наши мысли и видение, который не прислушивается к агентству, а ищет финансовый буфер, чтобы через него прогнать артистов и аренду оборудования. Одно из самых неординарных предложений, которое мы получали, – провести мероприятие в горах в Чечне. Мы, к сожалению, отказались, потому что оно совпадало с другим – более масштабным и для постоянного клиента в Петербурге с участием группировки «Ленинград».

Зарплаты и гонорары

По сравнению с прошлым годом – в 2017-м мы увеличили свой оборот на 30%, при этом не увеличивая затратную часть. В организации событий ценообразование происходит следующим образом: площадка, кейтеринг и техника – это 60-70% бюджета, остальное – программа, сопутствующие расходы, трансферы и прибыль агентства. Самый дорогой ивент, который мы провели, стоил 30 миллионов рублей.

Стоимость мероприятия зависит от того, как компания оценивает свой продукт. Например, для крупного бизнеса вывести новый бренд на рынок будет стоить дорого, а если небольшая компания делает клиентский вечер для 50-70 человек, то это небольшая сумма. Но и в том, и в другом случае, мы ищем яркие инструменты для реализации задач.

В среднем ставка режиссера событий в Петербурге начинается от 100 тысяч рублей. У нас проектная работа, поэтому у менеджеров есть фиксированная зарплата, а также премии и бонусы в зависимости от их прибыльности для агентства. Карьерный рост в индустрии бесконечен. Можно начать режиссером локальных событий и вырасти до организатора крупнейших фестивалей международного масштаба.

Мероприятия с первыми лицами

В нашем портфолио есть несколько мероприятий с первыми лицами. И здесь больше отличий от корпоративных ивентов, чем от частных. Хотя все зависит от формата и масштаба. Одно дело, когда это внутренний праздник для закрытого ведомства, и другое – открытие стадиона. В первом случае строго следят за присутствием в информационном поле – какие материалы нельзя публиковать, можно ли артистам снимать видео со своих выступлений или селфи с гостем, сидящим в зале. Существует такое понятие, как протокол – это неукоснительные правила и четкие инструкции, которые необходимо выполнять. Мероприятия с участием первых лиц государства строго контролируются ФСО – все движения по проекту необходимо заранее согласовывать. Для городских событий есть свои законы и службы – комитет по культуре, МЧС и прочие, всех надо уведомить, от каждого получить согласование в письменной форме.

Модные мероприятия

Ивенты и праздники все-таки разные понятия. Это не развлечение ради развлечения, это событие, перед которым поставлены четкие цели и задачи. Ивент-индустрия семимильными шагами мчится к модному перфомансу. Гости хотят стать частью чего-то большего, а не просто посидеть, поесть, послушать ведущего и принять участие в розыгрышах. Важен антураж, атмосфера – должно быть «Вау»!

Лет 8 назад, когда мы только начинали работать, ивент был больше букингом – места, опций и артистов. Тогда не было социальных сетей и самостоятельно найти контакты Николая Баскова было действительно сложно. Сегодня агентства переквалифицировались: ивент – это уже давно не просто «взять ведущего за 20 и продать за 25». Выстреливают те, кто предлагают не только конкурентную цену, но и качественные интересные идеи. Артисты – это всего лишь 1/20 пространства события. И лидеры рынка, «золотая двадцатка»», это как раз те, кто умеют подобрать концепцию так, чтобы попасть в яблочко.

Как выбрать агентство?

Надо обратите внимание на то, как позиционирует себя команда – ваше видение должно совпадать. Помимо рекомендаций, изучите кейсы: если в портфеле много единичных проектов для разных клиентов – скорее всего, что-то не так. А вот яркие мероприятия с одной и той же компанией на протяжении нескольких лет говорят о том, что ребята умеют удивлять, каждый раз выходя на новый профессиональный уровень. Это о постоянном росте, доверии и безукоризненно точном попадании в задачи клиента. Все подсказки и лайфхаки ивент-индустрии, кстати, есть в нашем экспертном блоге.