Как провести первый в мире юридический форум по коронавирусу с участием главы ВОЗ и генсека Совета Европы? Рассказывает СЕО ПМЮФ Ольга Мотенко

Когда ПМЮФ решили перенести в онлайн

Тревожные мысли у нас в команде форума появились в конце февраля: напряжение нарастало, крупные мероприятия отменялись или переносились. Но мы, даже к собственному удивлению, оставались островком стабильности: участники продолжали активно регистрироваться на юбилейный Петербургский международный юридический форум, запросов на возврат средств не поступало, партнеры активно обсуждали условия, спонсоры просили выставлять счета, шла полноценная подготовка к проведению.

23 марта мы остановились и поняли: в нынешних условиях невозможно гарантировать безопасность, в первую очередь, для здоровья участников. Пришло самое важное и одновременно сложное решение: перенести юбилейный, десятый, форум на 2021 год. С другой стороны, уже был пройден огромный путь по организации, собрана программа из более чем ста мероприятий, достигнуты договоренности с топовыми спикерами.  

В один момент мы  согласовали с Министерством юстиции сразу два решения: перенести ПМЮФ на следующий год, а в этом сделать мероприятие в онлайн-формате. Чуть позже заместитель министра юстиции Юрий Любимов дал всему процессу нужное направление и ускорение, предложив уже в апреле провести полномасштабное международное обсуждение правовых вопросов жизни общества в условиях пандемии COVID-19. Хотелось дать высокую юридическую экспертизу по разным направлениям: от прав человека до регистрации новых лекарственных препаратов.

Тема актуальная, никто в мире еще не попытался сделать что-то подобное, мы будем первыми – все это я понимала, но, честно говоря, в первый момент пришла в ужас. Сжатые сроки, отсутствие готовых технических решений и сценариев, коммуникации со спикерам в разных странах, привлечение участников, обеспечение нетворкинга.Но, закрыв глаза, как бы это ни было страшно, мы 26 марта объявили одновременно о переносе десятого ПМЮФ на 2021 год и проведении 10-12 апреля онлайн LF 9 ½: законы коронавируса.

Как происходил переход в онлайн

С 26 марта у нас стартовал марафон – круглосуточно и без выходных вся команда (это около 30 человек, которые еще и ушли на удаленку) обсуждала концепцию, формат, техническую реализацию онлайн-форума. Идеи были от последовательных вебинаров до дополненной реальности и многопользовательских игр. К 27 марта мы все же решили сделать однодневную конференцию. Началась полноценная подготовка – мы бросились созваниваться и списываться со всеми спикерами и международными организациями, начался поиск спонсоров. Это был важный кейс: онлайн-мероприятие требует определенных вложений, а мы уже начали возвращать взносы тысячам участников. Многие традиционные партнеры форума желали нам всего самого наилучшего, выражали поддержку, но полноценно поддержать новый формат были не готовы. И тут случилось чудо. Наш постоянный генеральный партнер «Газпромбанк» согласился оставить часть спонсорского взноса. Благодаря этому мы смогли сделать участие в трансляции бесплатным для всех желающих. Нам показалось это единственно правильным решением в нынешней ситуации.

Какой получилась программа

От спикеров сразу посыпались положительные отклики. Наверное, тема коронавируса сама себя продала – не надо было никого уговаривать. К тому же формат Zoom-конференций позволяет из любой точки мира выйти в эфир, что тоже очень удобно. Практически сразу свое участие подтвердили Совет Европы, Всемирная организация здравоохранения, Комиссия ООН по праву международной торговли и многие другие. Мы поняли, что одним днем просто не обойдемся. Как минимум, нужно было учесть разные часовые пояса спикеров. В итоге решили, что это будет полноценный трехдневный форум – и практически за неделю сформировали международную программу высочайшего уровня.

Сессии получились для разных сегментов. У нас обсуждались и соблюдение прав человек в условиях пандемии, и ускоренная регистрация лекарственных средств, и изменения трудовых отношений, и вопросы обязательств по договорам, и банкротство физических лиц, и существование учреждений культуры в период карантина. Многие конкретные и  востребованные именно сейчас нововведения.

Мы сумели перенести в онлайн и высокий уровень представительства: генсек Совета Европы, глава ВОЗ, министры юстиции разных стран, представители судейского сообщества, а в пленарном заседании принял участие заместитель председателя Совета безопасности РФ Дмитрий Медведев.

Как организовать технические моменты

Параллельно мы решали на какой платформе и какими силами все это проводить. У нас в команде очень сильный IT-отдел. Плюс мы привлекли наших многолетних подрядчиков, которые организовывали онлайн-трансляцию форума. Сложность была в том, чтобы все сконнектить с Zoom, что ни мы, ни они раньше не делали. Огромные риски были связаны именно с технической составляющей – до последней минуты мы очень волновались по поводу интернета. И не зря. Потому что спикеры подкидывали удивительные и неожиданные задачи. Примерно 80% вещали из загородных домов, что приводило к неустойчивости сигнала. Это просто чудо, что мы смогли провести трансляции без технических провалов. Из забавных моментов: многие спикеры включались на фоне бревенчатых стен домов и бань. Мы, кстати, под конец форума пошутили и сделали заставку «До новых встреч!» на фоне бревен  – самом типичном для нашей трансляции.

В какой-то момент мы поняли, что должны создать, по сути, телемарафон с должным визуальным оформлением, ведущими студии и так далее. В итоге сделали целый брендбук трансляции, частично использовав то, что готовили для майского офлайн-форума. Итог мы показали гениальному дизайнеру Андрею Шеллюто, которой с нами много лет. Он чуть ли не накануне предложил поменять презентационный ролик форума, предложив использовать фотографии пустых городов и отсылку к всеобщему карантину. Мне кажется, что видео, которое в итоге вышло, фантастически стильное.

Когда сценарий конференции был готов, мы поняли, что все же невозможно ее совсем дистанционно провести – огромное количество решений, которые надо принимать здесь и сейчас. Мне пришлось трех самых смелых сотрудников отправить на машине в Москву. Ребята держали связь со спикерами и управляли рубкой, откуда велось вещание (естественно, они были в масках и соблюдали все меры предосторожности). Всей остальной команде оставалось три дня смотреть, не отрываясь от экрана, и подстраховывать их, чем можем. Еще одно чудо: мы проскочили через игольное ушко, ведь уже в понедельник, на следующий день после форума, в столице был объявлен пропускной режим.

Про атмосферу LF 9 ½: законы коронавируса

Если обсуждать неожиданные эффекты – чудо, что нам удалось перенести атмосферу ПМЮФ в онлайн. Нам об этом все пишут. Большая ценность форума – нетворкинг, обратная связь, возможность обмена опытом. Мы не могли оставить людей без этого и ввели интерактивные функции трансляции: онлайн-чат и отправку вопросов спикерам. Это сработало на все 100%: люди обсуждали сессии, делились интересными кейсами, задавали острые вопросы. Отклик был настолько большим, что еще неделю после форума мы собирали и обрабатывали все вопросы. Для нас важно довести это до конца – дать ответы на наших ресурсах: образовательном портале LF Академия и информационном сайте «Сфера». Там  же символическую плату сейчас можно посмотреть записи сессий форума.

Было и много забавных историй. Например, один спикер показал плюшевого мишку по имени Шоки и сказал, что они с ним не согласны с участниками дискуссии. На следующий день кто-то демонстрировал в эфире уже игрушечного бегемотика, который якобы передавал привет мишке. Модератор одной из сессий сказал, что градус обсуждения такой, что можно поставить банку у экрана, и она зарядится. Начался флэшмоб – участники стали присылать фото с банками на фоне экранов, транслирующих форум. Все были готовы, как дети, включаться в игру и поддерживать авантюру. Такие милые вещи и создают атмосферу. Это был беспрецедентный масштаб: более 300 тысяч просмотров, участники и спикеры из 102 стран. Так что не было бы счастья, да несчастье помогло. Похоже, форум, используя возможности времени и сохранив все компетенции, выходит на  новую орбиту.