Опять дедлайн! 14 правил тайм-менеджмента для тех, кто ничего не успевает по работе

1. Начните с «Времени кондора»

Этим понятием мы обязаны британской армии, которой в свое время поставляли сигареты под названием «Кондор». Перед боем солдаты часто курили. К счастью, вам дымить не придется. Ваше «Время кондора» может выглядеть по-другому: встаньте из-за рабочего стола, глубоко вдохните, сделайте себе чашечку чая, успокойтесь и разложите мысли по полочкам. Теперь можно приступать к делу.

2. Отодвиньте срок

Даже если вы уже сдвигали сроки, лучше честно рассказать о том, как идет работа, чем доводить себя до нервного расстройства, выдав полуготовый результат. Если от вас требуют немедленного выполнения задачи, по крайней мере поинтересуйтесь, чем вызвана такая срочность.

3. Обратитесь за помощью

Возможно, вам сложно попросить о помощи, потому что вы обещали, что закончите этот отчет еще вчера, или заявили, что составите его самостоятельно, или боитесь, что о вас плохо подумают. Все это полная чепуха. Если у вас дел по горло и едва удается продохнуть, обратиться за помощью — естественно. Позвольте коллегам протянуть вам руку.

4. Если вы работаете в одиночку и помочь некому

Можно обратиться к родственнику или другу с просьбой выполнить какое-то простое поручение — например, подготовить, отсортировать или разобрать документы. Или у вас на примете есть начинающий специалист, желающий получить опыт. Возможно, ваш знакомый фрилансер готов помочь в обмен на моральную поддержку. Вы работаете лучше, если трудитесь вместе с кем-то — этот феномен называется «социальной фасилитацией». По той же причине заниматься спортом вместе с кем-то легче, чем в одиночку.

5. Расставляйте приоритеты и пересматривайте сроки

Если у вас еще нет списка дел, составьте его прямо сейчас. Кратко запишите свои цели и идеи, разделите свой проект на небольшие этапы, которые можете выполнять по отдельности. Решите, чем надо заняться в первую очередь. Или разделите все задачи на два типа: «выполнить обязательно» и «выполнить желательно». Другими словами, занимайтесь лишь по-настоящему необходимой в текущий момент работой. Остальное вычеркните из списка или отложите на потом. Распределите свое рабочее время между задачами, оставшимися в списке, и придерживайтесь этого графика.

6. Избавьте себя от дополнительной нагрузки

Возможно, вы занимаетесь волонтерской работой, помогаете кому-то, трудитесь над своим личным проектом или пытаетесь подработать в другом месте? Отложите все это до момента, когда у вас появится время, а также физические и психологические ресурсы. Напишите тем, кому обещали помощь, объясните ситуацию. Вас поймут.

7. Не завышайте планку

Понимаю, признавать это очень досадно, но если вы не можете реализовать свою блестящую идею к положенному сроку, лучше перейти к запасному варианту. Возможно, вы собирались подготовить к конференции забавную речь, но неспособны родить ни одной шутки. Это крайне неприятно, но лучше написать обычный текст, чем рвать на себе волосы, пытаясь воплотить в жизнь оригинальную идею.

8. Не отвлекайтесь

Настройтесь серьезно. Игнорируйте соцсети. Отключите беспроводной доступ или отправьтесь туда, где нет интернета. Например, работая дома, я кладу телефон под подушку. Есть специальные приложения, которые блокируют ваши устройства, не позволяя отвлекаться, — например, Freedom, AntiSocial, Forest или FocusWriter. Если вы оказались в шумном месте — слушайте классическую музыку или белый шум через наушники. (Да, и еще: совсем не обязательно мыть посуду сейчас, она может подождать).

9. Попробуйте «Метод помидора»

Интенсивно работайте в течение 25 минут, затем сделайте пятиминутный перерыв. Отдохните и повторите цикл. Поставьте таймер на телефоне или воспользуйтесь специальным приложением, например Focus Keeper.

10. Старайтесь сделать хоть что-нибудь

Позвольте себе выполнить какую-то задачу не очень хорошо. Это лучше, чем ничего. Иногда «не очень хорошо» после некоторой доработки превращается в «довольно неплохо».

11. Ночная смена

Я не рекомендую прибегать к этому методу и уж тем более внедрять его в привычную схему работы, но если вы исчерпали все остальные возможности и понимаете, что придется трудиться всю ночь, подойдите к делу ответственно. Запаситесь едой с высоким содержанием белка, большим количеством воды, можно несколько раз выпить кофе. Не употребляйте продукты с высоким содержанием сахара. Периодически делайте перерывы, потягивайтесь и разминайте мышцы. Включите музыку, которая поможет сосредоточиться. И самое главное — на следующий день по возможности позвольте себе отдохнуть.

12. Примите тот факт, что не способны закончить работу в срок

Никогда не жертвуйте здоровьем и хорошим самочувствием ради работы. Не верьте мифам, что все успешные люди страдали и трудились до изнеможения. Если не можете решить задачу к назначенному сроку — признайте поражение и извлеките ошибки из этого опыта.

13. Определите, сколько времени вам потребуется

Мы стремимся угодить другим, соглашаясь на все, берясь за любую подвернувшуюся работу и стараясь сделать ее как можно быстрее. На самом деле всегда лучше немного перестраховаться — тогда вы сможете превзойти ожидания других. Если вы фрилансер и ваш заказчик постоянно настаивает на сжатых сроках, объясните, что в таком случае стоимость услуг будет выше, или попросите надбавку за срочность. Чаще всего этого достаточно, чтобы сроки стали разумными.

14. Возможно, вы в тайне стремитесь все откладывать на последний момент?

Замечали ли вы, что тянете резину и ничего не делаете, пока дедлайн не нависнет над вами дамокловым мечом? Признайтесь себе, что втайне вам нравится напряжение от того, что осталось мало времени, и специально строите график так, чтобы пришлось работать в срочном темпе. Если вы сами неспособны себя контролировать, попросите помощи у других. Можно даже пообещать этому человеку бутылку вина или торт за каждую задачу, которую вы не выполните в срок. (Одна из моих подруг как-то вручила мне чек на тысячу триста долларов, который выписала группе презираемых ей лоббистов, с наказом обналичить его, если она не пришлет мне сценарий в течение шести недель!)