Как планировать рабочий день, чтобы избежать прокрастинации: лайфхаки Анны Ньютон, «английской Мари Кондо»

Этап 1: подстраиваться к колебаниям своей энергии

Есть один фактор, который нам всем нужно встраивать в наш процесс планирования, как бы мы ни структурировали свои дни. Этот фактор — личные колебания энергии. Я тут не собираюсь говорить вам о «чакрах и аурах». Я говорю о внутренней энергии, способности концентрироваться и по-настоящему погружаться в дело, которым занимаешься. Мы не всегда находимся на пике своих возможностей, а скорее балансируем, как на качелях, испытывая приливы и отливы энергии в течение дня, недели и месяца.

На протяжении следующей рабочей недели отследите в своем блокноте или в телефоне, если вам так удобно, время, когда вы:

• Чувствуете самый большой прилив энергии и мотивированы выполнить важные задания, которые требуют приложения умственных сил.
• Чувствуете, что внутри все кипит от творчества, и полны вдохновения.
• Скорее готовы нырнуть в бесконечную яму прокрастинации.
• Хотите отменить все встречи/планы, потому что диван выглядит так заманчиво.

Получив эти данные, используйте их для планирования. Я следую этим правилам, когда дело доходит до планирования моего дня.

УТРО (7.00–12.00)

Зарезервировано для особо важных дел, которые требуют максимума мозговой активности, так как в это время я нахожусь на пике своих возможностей.

РАННИЙ ДЕНЬ (13.00–16.00)

Я стараюсь выполнить больше творческих заданий, которые мне нравятся, в попытке удержать свое внимание.

КОНЕЦ ДНЯ (16.00–18.00)

Я отвечаю на электронные письма и выполняю разные административные задания, чтобы выжать как можно больше из последнего прилива энергии.

Знайте себя, слушайте свои колебания уровней энергии и настраивайтесь на то, где находится ваша голова в определенные часы. Если возможно, учитывайте эту информацию при составлении планов на каждый день. Если вы не жаворонок, то облегчите себе утро, выполняя мелкие задания, которые можно закончить быстро и которые не требуют сильной концентрации, сохраняя более важные дела на вторую половину дня. Если вы фонтанируете идеями и чувствуете бодрость после обеда, тогда планируйте любые творческие задания на то время, когда вы возвращаетесь к своему письменному столу. Ну, а если у вас закрываются глаза за ужином с приятелями в будни вечером? Тогда отложите личные встречи на выходные. Может быть, по понедельникам вы чувствуете прилив энергии? Или находитесь на пике своих возможностей в среду? Учтите эти взлеты и падения. Этот диалог между вами, вашим вниманием и вашими уровнями энергии поможет создавать планы на день, неделю или месяц вперед, обеспечивая высший шанс их успешного завершения.

Этап 2: быть реалистичным

Ваш план на предстоящий рабочий день не должен вызывать у вас беспокойства и волнений. Я знаю, что это звучит слишком хорошо, чтобы быть правдой, и у вас будут такие периоды, когда безмятежностью и не пахнет. Но если вы сможете добиться состояния, при котором большинство дневных планов не сопровождаются «соусом» в виде стресса и повышенного давления, тогда все в шоколаде. Подумайте о своих планах как о друге, который дает продуманный и великодушный совет, а не как о том, кто кричит: «Почему, черт возьми, тебе нужно делать это?». Хотя друзья второго типа бывают полезны, когда вы готовы принять плохое решение, общение с приятелем первого типа похоже на любящие, теплые обнимашки, так?

Наличие готового договора по большей части должно вызывать у вас чувство организованности, задавать вам цель и выполнять роль поддерживающей руки на плече, а не выворачивающим ладонь рукопожатием. Давайте не будем забывать о столпах заботы о себе, а? Будьте добры к себе! Основной путь обеспечить это — убедиться в том, что задачи, которые вы поставили перед собой (какими бы они там ни были), реалистичны и выполнимы в установленных вами же временных рамках.

Это звучит просто, но мы все порой преисполнены избыточным оптимизмом относительно времени выполнения заданий. Это умение, которому учатся методом проб и ошибок, и его никогда нельзя довести до совершенства. Но как только вы освоите его достаточно хорошо, я могу довольно уверенно гарантировать, что вы начнете создавать планы, которые будут вызывать у вас меньше стресса, учитывать суточные колебания вашей внутренней энергии и обеспечивать выполнение всех заданий.

Если вы испытываете трудности с определением времени на выполнение того или иного задания, проделайте следующую домашнюю работу, перед тем как приступить к созданию своего рабочего графика.

1. В программах «Excel», «Numbers» или «Google Sheet» разбейте свой рабочий день на часовые промежутки, обозначенные по вертикали в первой колонке. Сделайте то же самое для каждого рабочего дня недели, чтобы у вас получилась таблица.
2. В течение недели заносите данные о том, сколько времени у вас заняло выполнение различных заданий. Если сортировка почтового ящика занимает час, а записывание и составление заметок для встречи отнимает три — занесите это в таблицу.
3. В конце недели пройдитесь по заметкам и посмотрите, сколько времени ушло на каждое задание. Удивлены результатами? Отметьте задания, на которые потрачено больше или меньше времени, чем вы ожидали, и используйте эту информацию, когда придет время подредактировать ваш концентрированный план на следующую неделю.

Этап 3: увеличение и уменьшение

Мы отметили основы, которым вам нужно уделить внимание, прежде чем вы глубоко погрузитесь в планирование. Теперь пришло время перестать суетиться и структурировать свой рабочий день таким образом, чтобы он был оптимальным для вас. Вот чего мы хотим достичь.

Хороший план на рабочий день отвечает следующим требованиям:

• Заставляет вас чувствовать себя хладнокровно, спокойно и собранно, без паники.
• Ставит такие задачи, которые вы можете выполнить в рамках реалистичного времени.
• Принимает в расчет флуктуации вашей энергии.

С точки зрения отладки рабочего дня начинайте с больших блоков и работайте в направлении маленьких. Сократите их до маленьких кусочков «Лего», которые вызывают самую адскую боль на свете, если вы когда-либо наступали на них. Вот что мы будем делать:

• Ежемесячно консультироваться с нашими календарями, проверяя наличие каких-либо крупных проектов, событий или долгих сроков.
• Еженедельно отслеживать месячные задания (и настроить их повторение в наших календарях, если это не сделано).
• Раз в неделю оценивать дневники на следующие несколько дней и планировать ежедневные задачи, помня о необходимости реальных сроков и учитывая суточные колебания энергии, когда это возможно.

Каждую неделю проверяйте повторяющиеся задания

Как только вы получили представление о годовом плане, сделайте один клик, чтобы увеличить картинку до будущего месяца. Я догадываюсь, что у вас есть дела, которые не обсуждаются и должны выполняться ежемесячно. Для меня это бухгалтерия и финансы, определенные обновления в блоге раз в месяц, компилирование ежемесячных новостных писем и разные дополнительные проекты. Хотя это наиболее традиционные пункты списка, я вношу их в свой цифровой календарь и настраиваю его так, чтобы они автоматически добавлялись в него каждый месяц. В этом случае дневниковые сигналы служат напоминалками, чтобы я не забыла о них, а когда я создаю план на неделю, я ссылаюсь на свой календарь и знаю, когда добавить их в виде списка заданий, готовых к завершению.

Раз в неделю увеличивайте масштаб до следующих семи дней

Именно здесь обретает форму настоящий список заданий. Пока что все усилия по планированию, которые мы прилагали, осуществлялись либо в цифровом, либо в бумажном календаре. Мы добавили кое-какие основные контрольные сроки, которые истекают в следующем году, и внесли повторяющиеся ежемесячно задания. Прорабатывая следующий мельчайший кусочек, проведите мысленный обзор грядущей недели. Какие у вас будут встречи? Какие сроки подходят? Обеды? Ужины? Тренировки? Я придерживаюсь консервативного подхода, когда дело касается моего плана, и предпочитаю фиксировать список заданий в блокноте. Но если вы любите цифровые приборы, я рекомендую пользоваться программами Evernote и Todoist и сайтом Monday.com — он тоже подходит для составления планов, особенно если вам захочется поделиться ими с другими членами команды.

Достижение стадии ежедневной планировки — универсальная техника. Ее стоит использовать всем нам, а принцип макроувеличения в микроподходе гарантирует вам, что ничто не проскользнет через сетку. Знание того, что нас ожидает, должно помочь справиться со старым добрым стрессом. Когда дело доходит до разбивки на еженедельные и ежедневные планы, они будут разными для каждого — и, как в случае с выбором типа календаря из первой главы, может понадобиться сделать несколько ходов, чтобы найти «единственного».

Отрывок предоставлен для публикации издательством БОМБОРА.