Как все успевать: секреты по управлению временем от директора Эрмитажа Михаила Пиотровского

О разделении дома и работы

У меня ненормированный рабочий день, по крайней мере, так написано в моей должностной инструкции и в моем контракте. Поэтому я работаю всегда и сплю как минимум с двумя телефонами. Я могу поставить их на беззвучный режим днем, чтобы звонок не помешал важным переговорам, но точно не перед сном. Ведь ночью может произойти все, что угодно: могут снимать руферов с крыши Эрмитажа, могут столкнуться машины на Дворцовой площади. Я всегда должен быть информирован о любых возможных чрезвычайных ситуациях.

Людей пугает слово «ненормированный», кажется, будто это тяжело. Но тут нет ничего такого. Дело в том, что я не разделяю такие вещи, как работа и дом. Это привычка многих «эрмитажников»: для нас музей — тоже дом. Поэтому сюда всегда приходят дети сотрудников, некоторые даже женятся в Эрмитаже.

О распорядке, «малом» и «большом» расписаниях

Я не жаворонок и не сова, но, думаю, что лучшие мысли приходят в голову по утру. Мой день не всегда начинается в эрмитажном кабинете, первые полтора часа я люблю работать из дома — все запланированные звонки удобнее сделать именно там, потому что никто тебе не мешает. А когда прихожу в Эрмитаж, то сразу получаю от секретаря распечатанное расписание моего дня, которое сам составляю накануне.

Электронное расписание я начал вести очень давно — сразу, как появились компьютеры. Помню, тогда печатал его в древнейшей программе «Лексикон», сейчас использую текстовый редактор «Pages» для iOS. А сделать так, чтобы все было синхронизировано, и я мог ознакомиться с документом с любого гаджета, помогает облачный сервис.

У меня есть два электронных расписания — одно большое, другое малое. В большом указано все, что мне нужно сделать, в малом — задачи на сегодняшний день по часам: звонки, встречи и так далее. Каждый вечер я ликвидирую пункты малого расписания и в соответствии с этим вношу изменения в большое. Для меня это очень приятный процесс! Я всегда помнил свой план на день наизусть, так что расписание мне нужно было даже не для того, чтобы не забыть о встрече. Это скорее элемент игры, такая манипуляция, работать с которой становится еще интереснее.  

Два часа на то, чтобы подумать

При составлении планов я делаю записи еще и в своем большом красивом ежедневнике — это уже третья система моего расписания. В нем цветными маркерами всегда проведены две черты — с 13.00 до 14.00 и с 16.00 до 17.00. Это то время, когда человек должен активно думать, и в эти часы я стараюсь не назначать встреч и звонков. Если все идет идеально и по плану, то я остаюсь один на один с книгами, бумагами, документами. И, знаете, нет большего удовольствия для человека, чем сидеть и думать. К сожалению, забронировать время не всегда удается, порой мне все же приходится подписывать бумаги или давать интервью.

Четвертая система расписания — записи в нижней части ежедневника, где я в течение недели описываю и разделяю рабочие приоритеты, отмечаю пребывание вне Петербурга. Они превращаются в симпатичные цветные каракули. Еще я начал вести расписание в календаре телефона, но пока это скорее развлечение.

О беспорядке и выходе планов из-под контроля

Четкое планирование — это такая организация жизни, которая доставляет мне удовольствие, при этом ничуть не мешает нормальному беспорядку. Мой кабинет завален бумагами и книгами, но это тоже обязательная часть моей системы ведения дел. Мощное обилие материалов должно сочетаться с четкостью расписания — такой у меня принцип работы.

Если что-то в течение дня выходит из-под контроля, появляются неожиданные задачи и встречи, это немного нервирует. В том случае, если это произошло не по моему желанию, а, например, появился человек, которого нужно срочно принять. Я не люблю, когда в лично-деловое пространство вторгаются не по регламенту. Например, телефон: если звонок раздается от человека, которому я лично свой номер не давал, то не считаю нужным вести такой разговор.  

Как расслабляться при напряженном графике

Я, честно говоря, всегда расслаблен. За исключением редких случаев, когда что-то не получается или после того, как поговоришь с идиотом. В Эрмитаже мы работаем много, но не истерично напряженно, а в комфортной ритмичной манере. А лучший отдых для меня — это опять же думать. Под этим я имею в виду те моменты, когда ты спокойно размышляешь о чем-то, что не нужно срочно претворить в жизнь, когда мыслишь стратегически, строишь интересные планы, придумываешь проекты.

Так как выходные у меня тоже ненормированные, то в субботу и воскресенье я могу заниматься разными вещами. При желании могу пойти в Эрмитаж, если желания нет — не пойду. Захочу — буду заниматься бумагами, не захочу — не буду. А если я беру отпуск, то отправляюсь не в путешествие (путешествую я и так много), а на дачу в Комарово. Там мы обычно проводим время вместе с семьей, кстати, вместе встречаем и Новый год.  

Считается, что для отдыха нужна смена занятия, но для меня это может быть и смена книги. Обычно я читаю одновременно штук пять, все они лежат в разных местах — какие-то дома, какие то в рабочем кабинете, какие-то в Москве. Сейчас это один из последних романов турецкого писателя Орхана Памука, «Смерть богов. Юлиан Отступник» Дмитрия Мережковского, книги по теории визуального искусства от Европейского университета, книга про российско-саудовские отношения и «Апокалипсис Средневековья» Валерия Косякова.

В компьютер загружено еще штук 50 современных дурацких детективов — такое у меня тоже есть развлечение. В кино ходить я не люблю, но могу посмотреть сериалы. Из последних — «Маленькая барабанщица», снятая про роману Джона ле Карре. Хороший сериал.

Как не уставать от своей работы и избежать выгорания

Тут мой совет совершенно противоположный — если ты устаешь от своей работы, если тебе совсем неинтересно — бросай ее. Я отношусь к счастливым людям, мой труд доставляет мне удовольствие. Он достаточно тяжелый, и работа даже у меня много что забрала: я не написал столько книг, сколько бы хотел, не нашел столько рукописей, не съездил в столько экспедиций. Но она все равно меня очень радует. А если работа перестает вас радовать, то нужно менять образ жизни или учиться получать удовольствие. В вашей работе всегда должен быть элемент игры — то же самое планирование, про которое я говорил, помогает в этом.